Wie wählt man eine UX-Agentur aus?

Kurz gesagt

Die richtige UX-Agentur ist die Seite, die das Modell anbietet, das zu Ihrem Problem passt, und das schriftlich festhält. Ein großes Team liefert nicht immer das bessere Ergebnis. Eine einzelne Person ist auch nicht immer günstiger.

Diese Seite habe ich aus Sicht der Käufer geschrieben. Ich verkaufe aber selbst Leistungen in diesem Markt, das sage ich gleich vorweg. Die Fragen unten sollen auch meinen eigenen Angeboten gestellt werden.

Schreiben Sie zuerst auf, was Sie wollen, und wählen Sie erst danach das Modell. Wenn die Angebote kommen, legen Sie sie mit der Liste in der Mitte der Seite nebeneinander.

Bevor Sie suchen

Schreiben Sie vor dem ersten Gespräch mit einer Agentur eine Notiz aus drei Zeilen. Welcher Ablauf ist problematisch, woher wissen Sie das, und was soll sich am Ende geändert haben? Geben Sie allen dieselbe Notiz, dann lassen sich auch die Angebote miteinander vergleichen.

„Wir wollen unsere App erneuern“ beschreibt ein Gefühl. „Die Hälfte der Neuanmeldungen steigt im zweiten Schritt des Onboardings aus“ beschreibt ein Problem. Wer das Zweite hört, kann Ihnen eine echte Methode vorschlagen.

Sind Sie nicht sicher, wo das Problem liegt, macht ein UX-Audit vorab die Arbeit günstiger. Das Audit sagt Ihnen, was kaputt ist und was erhalten bleiben sollte. Ein Designangebot ohne dieses Wissen ist eine Schätzung.

Kennen Sie auch das Budget ungefähr. Selbst wenn Sie keine Zahl nennen wollen, nennen Sie einen Rahmen. Wer keinen Rahmen kennt, schlägt entweder das größte oder das kleinste Paket vor, und beides passt vielleicht nicht.

Legen Sie im Unternehmen auch fest, wem diese Arbeit gehört. Egal wie gut die Agentur ist: Gibt es niemanden, der einmal pro Woche entscheidet, wird die Arbeit langsam.

Vier Modelle: Agentur, Freelancer, Designabo, Ein-Personen-Studio

Wenn Sie nach einer „UX-Agentur“ suchen, treffen Sie auf vier verschiedene Arten zu arbeiten. Alle verkaufen Design, legen die Verantwortung aber an unterschiedliche Stellen.

Agentur

In einer Agentur sind Research, Design, Projektleitung und manchmal Entwicklung getrennte Personen. Bei großen, parallel laufenden Projekten ist das ein Vorteil. Brauchen mehrere Produktteams gleichzeitig Unterstützung, ist eine Agentur sinnvoll.

Worauf Sie achten sollten: Wer verkauft und wer die Arbeit macht, können verschiedene Personen sein. Mit jeder Übergabe geht etwas Wissen verloren. Lassen Sie sich im Angebot zeigen, wer namentlich zum Team gehört.

Freelance-Designer

Sie arbeiten direkt mit der Person, die die Arbeit macht, und die Kommunikation ist schnell. Das passt, wenn Sie einen klar umrissenen Screen oder Ablauf gestalten lassen wollen.

Das Risiko liegt in der Kapazität. Wird die Designerin krank oder wechselt zu einem anderen Projekt, gibt es keinen Ersatz. Research und Code muss oft Ihr eigenes Team übernehmen.

Designabo

Für eine feste monatliche Gebühr öffnen Sie eine Warteschlange für Anfragen. Für Teams mit ständig kleinen Designaufgaben sind das planbare Kosten.

Ein Abo gestaltet meist, was Sie verlangen. Zu hinterfragen, was Sie verlangen sollten, gehört nicht dazu. Kennen Sie Ihr Problem nicht, zahlen Sie jeden Monat und produzieren schnell das Falsche.

Ein-Personen-Studio

Research, Design und manchmal Code macht dieselbe erfahrene Person. Weil es keine Übergabe dazwischen gibt, geht ein Problem aus dem Audit im Code nicht verloren. Der Preis steht meist vorab als Paket fest.

So arbeite ich selbst, deshalb nehme ich das Beispiel von mir. Den UX Audit für einen Ablauf liefere ich für 79 € innerhalb von 48 Stunden. Der zweiwöchige Design & Ship Sprint kostet 1.999 €.

Im Sprint arbeite ich immer an einer Anfrage zur Zeit. Alle Zahlen stehen offen auf der Preisseite.

Auch die Grenze dieses Modells ist klar: Die Kapazität ist auf eine Person beschränkt. Brauchen drei Teams gleichzeitig parallel Design, passt ein Ein-Personen-Studio nicht.

Modell	Stark bei	Die erste Frage
Agentur	Großen, parallelen Projekten.	Wer macht die Arbeit, mit Namen?
Freelancer	Einem klar umrissenen Ablauf.	Wer übernimmt Research und Code?
Designabo	Ständigen kleinen Anfragen.	Wer entscheidet, was wir gestalten?
Ein-Personen-Studio	Problem finden und beheben in einer Hand.	Was passiert, wenn die Kapazität nicht reicht?

Wie man ein Portfolio liest

Die Screens im Portfolio zeigen den Geschmack der Designerin. Die Methode sehen Sie im Text der Fallstudie. Suchen Sie zuerst das Problem: Steht da, wer bei welcher Aufgabe wo hängen geblieben ist?

Schauen Sie dann auf die Entscheidungspunkte. Welche Idee wurde ausprobiert und warum verworfen? Eine Fallstudie, die das nicht erzählt, kann die sauber nachgezeichnete Fassung eines Designs sein, das der Kunde fertig mitgebracht hat.

Zuletzt das Ergebnis. Steht da „Der Kunde war sehr zufrieden“, fragen Sie, ob sich eine Quote oder die Zahl der Beschwerden geändert hat. Gibt es keine Zahl, fragen Sie nach dem Grund.

Branchenerfahrung hilft, ist aber keine Bedingung. Der Ablauf für Überweisungen in einer Bank und der Bezahlscreen in der App einer Stadtverwaltung teilen die meisten Probleme. In regulierten Bereichen wie Zahlung oder Gesundheit spart es aber Zeit, jemanden zu suchen, der die Regeln kennt.

12 Fragen, die Sie stellen sollten

Stellen Sie diese Fragen im ersten Gespräch. Wie klar die Antwort kommt, sagt so viel wie die Antwort selbst.

1. Wer macht die Arbeit selbst, und kann ich jetzt mit dieser Person sprechen? Macht die Person aus dem Verkaufsgespräch die Arbeit nicht, sprechen Sie auch mit der, die sie macht.

2. Wie haben Sie ein ähnliches Problem gelöst? Lassen Sie sich nicht den letzten Screen zeigen, sondern den Prozess: Was war das Problem, und welche Idee wurde warum verworfen?

3. Fangen Sie mit Research an oder mit Screens? Das Double-Diamond-Modell des Design Council beschreibt den Designprozess in vier Phasen: entdecken, definieren, entwickeln, liefern. Beginnt das Angebot direkt bei „entwickeln“, fragen Sie nach dem Grund.

4. Wenn Sie eine Expertenbewertung machen: Wie viele Personen schauen drauf? NN/g empfiehlt, dass bei einer heuristischen Evaluation drei bis fünf Personen dieselbe Oberfläche unabhängig prüfen. Schaut nur eine Person, fragen Sie, wie sie die Lücke schließt. Die Methode beschreibe ich im Ratgeber zur heuristischen Evaluation.

5. Testen Sie mit Nutzern, und mit wie vielen? NN/g schreibt im selben Artikel auch, dass eine heuristische Evaluation Nutzerforschung nicht ersetzt. Laut Jakob Nielsen findet eine erste Studie mit fünf Teilnehmenden 85 % der Usability-Probleme.

6. Was genau wird geliefert? Designdatei, klickbarer Prototyp, Bericht mit Befunden oder funktionierender Code. „UI/UX-Design“ allein ist kein Lieferumfang.

7. Wer setzt das Design in Code um? Am meisten leidet das Ergebnis an Details, die beim Übergang vom Design zum Code verloren gehen. Schreibt die Agentur keinen Code, fragen Sie, wie sie die Arbeit an Ihre Entwicklung übergibt. Fragen Sie auch, ob die Komponenten an ein Designsystem gebunden sind.

8. Auf welcher Stufe ist Barrierefreiheit? Der Standard WCAG 2.2 des W3C kennt drei Konformitätsstufen: A, AA und AAA. Steht im Angebot keine Zielstufe, ist Barrierefreiheit sehr wahrscheinlich nicht enthalten. Für Onlineshops und Banking in Deutschland kommt das BFSG dazu.

9. Was passiert, wenn sich der Umfang ändert? In jedem Projekt ändert sich der Umfang. Wie eine Änderung bepreist wird, muss vor der Unterschrift schriftlich feststehen.

10. Wie viele Korrekturrunden sind enthalten? „Unbegrenzte Korrekturen“ klingt gut, zeigt aber oft, dass es keinen Entscheidungsprozess gibt. Die Zahl der Runden und was jede umfasst, muss schriftlich feststehen.

11. Wem gehören Dateien und Code? Ist die Zahlung abgeschlossen, müssen Sie Zugriff auf die Quelldateien und das Repo haben. Lassen Sie das in den Vertrag schreiben.

12. Woran messen wir den Erfolg? Halten Sie vor dem Start die heutige Zahl fest, etwa die Abschlussquote oder die Zahl der Supportanfragen. Ohne Maß kann niemand sagen, ob die Arbeit gewirkt hat.

Angebote nebeneinanderlegen

Zwei Angebote nur nach dem Preis zu vergleichen, führt in die Irre. Meist verkaufen sie nicht dasselbe: Eines enthält Research, das andere Code. Gleichen Sie zuerst den Umfang an, dann schauen Sie auf den Preis.

Schicken Sie dafür allen Kandidaten dasselbe Briefing und lassen Sie sich das Angebot schriftlich geben. Bitten Sie darum, alles, was im Gespräch gesagt wurde, ins Angebot aufzunehmen. Ein Versprechen, das nicht schriftlich steht, erinnert in der Projektmitte niemand.

Füllen Sie die Liste unten für zwei Angebote aus. Markieren Sie nichts, was nicht im Angebot steht, nur weil es im Gespräch gesagt wurde.

Angebote vergleichen

Legen Sie beide Angebote nebeneinander. Markieren Sie jedes Kriterium, das im Angebot ausdrücklich steht.

1. Umfang. Welche Abläufe und Screens zur Arbeit gehören, steht einzeln da.

Angebot AAngebot B

2. Lieferumfang. Alles, was geliefert wird, ist aufgelistet: Designdatei, Prototyp, Bericht oder Code.

Angebot AAngebot B

3. Wer die Arbeit macht. Wer die Arbeit macht, steht mit Namen da, und Sie haben mit dieser Person gesprochen.

Angebot AAngebot B

4. Research. Vor dem Design gibt es einen Schritt mit Research oder Audit.

Angebot AAngebot B

5. Zeitplan. Zwischenlieferungen und Enddatum stehen als Tage fest.

Angebot AAngebot B

6. Korrekturen. Wie viele Korrekturrunden enthalten sind und was passiert, wenn sich der Umfang ändert, steht fest.

Angebot AAngebot B

7. Preis. Der Preis ist fest oder hat eine Obergrenze, der Zahlungsplan steht fest.

Angebot AAngebot B

8. Rechte. Mit der Zahlung gehen Dateien und Code an Sie über.

Angebot AAngebot B

Jedes Kriterium, das Sie nicht markieren können, ist eine Frage, die Sie dieser Seite vor der Unterschrift schriftlich stellen.

Diese acht Kriterien sind meine eigene Checkliste, keine veröffentlichte Skala. Nach jeder Markierung ändern sich die beiden Ergebniskästen und die Zusammenfassung darunter.

Fehlt in beiden Angeboten dasselbe Kriterium, liegt die Lücke meist in Ihrem Briefing. Nehmen Sie den Punkt ins Briefing auf und fragen Sie beide Seiten erneut.

Wie der Preis aufgebaut ist

Angebote kommen meist in drei Formen. Beim Festpreis steht der Umfang vorab fest, und das Risiko trägt der Anbieter. Bei Stunden- oder Tagessätzen tragen Sie das Risiko, deshalb verlangen Sie eine Obergrenze.

Bei einer Monatsgebühr kaufen Sie Kontinuität. Fragen Sie, wann und wie Sie aufhören können. Meine Angebote haben keine monatliche Bindung, Sie können einen Audit kaufen und gehen.

Warnsignale

Eines davon zu sehen, ist allein kein Grund zur Absage. Aber jedes verlangt eine schriftliche Antwort.

• Für ein großes Projekt ein festes Datum nennen, ohne das Produkt gesehen zu haben. Arbeiten mit festem Umfang wie ein Audit für einen Ablauf sind die Ausnahme.
• Sie dürfen nicht mit der Person sprechen, die die Arbeit macht.
• Im Portfolio stehen nur fertige Screens. Werden Problem, Prozess und Ergebnis nicht erzählt, wissen Sie nicht, wie viel davon die Arbeit dieser Seite ist.
• „Nutzertests brauchen wir nicht, wir wissen das.“ Erfahrung ist wertvoll, ersetzt aber nicht den Nutzer.
• Ein Umfang in einer Zeile. Ein Angebot mit „UI/UX-Design der mobilen App“ sagt auch nicht, was nicht enthalten ist.
• Ein garantierter Anstieg der Conversion. Ohne Ihr Produkt gesehen zu haben, kann Ihnen niemand eine Prozentzahl nennen.
• Die Quelldateien werden nicht übergeben.
• Muster vorschlagen, die Nutzer für die Conversion täuschen. Vorschläge wie ein verstecktes Abo oder eine schwere Kündigung, also Dark Patterns, bringen kurzfristig Zahlen und langfristig Beschwerden.

Fangen Sie mit einer kleinen Arbeit an

Vor einem großen Vertrag mit einer kleinen, bezahlten Arbeit zu beginnen, ist der günstigste Weg, die Zusammenarbeit auszuprobieren. Ein Audit oder das Redesign eines einzelnen Ablaufs reicht dafür.

Schauen Sie bei dieser ersten Arbeit, ob die Lieferung am versprochenen Tag kommt. Schauen Sie auch, ob die Befunde in einer Sprache geschrieben sind, die Ihr Team versteht. Was bei der ersten Arbeit hakt, hakt auch bei der großen.

Achten Sie auch auf die Kommunikation. In wie vielen Tagen kommt die Antwort auf eine Frage, und wer antwortet? Wird das Projekt größer, wird diese Zeit nicht kürzer.

Auch in meinem Modell empfehle ich den Audit als ersten Schritt. Buchen Sie innerhalb von 30 Tagen einen Sprint, ziehe ich die Audit-Gebühr vom Sprintpreis ab. So ist die Probearbeit nicht verloren.

Meine Notiz

Ein Teil meiner Aufträge beginnt mit einem Design, das anderswo gekauft und nie umgesetzt wurde. Die Screens sind schön, aber niemand hat sie so genau beschrieben, dass man sie in Code gießen kann. Deshalb halte ich die Fragen 6 und 7 für die wichtigsten.

Hängen Sie sich bei der Wahl nicht am Namen des Modells auf. Fragen Sie sich: Wie viele Übergaben liegen zwischen der Person, die das Problem findet, und der, die es behebt? Je mehr Übergaben, desto genauer muss Ihr Briefing sein.

Sind Sie noch unsicher, können wir uns Ihr Produkt in einem Gespräch von 15 Minuten gemeinsam ansehen. Passe ich nicht zu Ihnen, sage ich das auch.